Құжаттар мен қағаздарды сақтауға арналған қораптар

2024 Автор: Sierra Becker | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-02-26 05:47

Оңтайлы және жылдам жұмыс нәтижелері үшін құжаттардағы тәртіп маңызды. Бұл қажетті қағаздарды жылдам табуға, сондай-ақ оларды сыртқы факторлардың әсерінен қорғауға мүмкіндік береді. Құжаттардың жүйеленуі мен сақталуын қамтамасыз ету үшін оларды қалай дұрыс мұрағаттау керектігін және бұл үшін қандай құралдар қажет екенін білу қажет.

Құжатты мұрағаттау

Адам өмірінің кез келген саласы туғаннан соңғы күніне дейін қағазбастылықпен жүреді. Олардың маңыздылығы, құндылығы, сақтау ұзақтығы әртүрлі болуы мүмкін. Бірақ олардың көпшілігінің белгілі бір уақыт ішінде дұрыс күйде сақталуы керек екендігі шындық. Қағаздардың ұзақ уақыт сақталуын қамтамасыз ету үшін құжаттарды сақтауға арналған жәшіктерді пайдаланыңыз. Бүгінде оларды еркін сатып алуға немесе қолмен жасауға болады.

Қағазды сақтаудың өзектілігі

Түпнұсқалар мен көшірмелерді сақтау әрқашан қажет.

• Кіші, орташа жәнеірі кәсіпорындарда, мемлекеттік мекемелерде мұрағаттау заңды талап болып табылады.
• Кеңседе, әсіресе HR, бухгалтерия, сауда компанияларында бұл жұмыс процесін оңтайландыруға, жұмыс аймағын босатуға және жаңа және жұмыс істеп тұрған қызметкерлер үшін функциялардың үздіксіздігін қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
• Үйде бұл тәртіп пен қажетті құжаттарды дер кезінде, соның ішінде төтенше жағдайларда табу мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

Мұрағаттау керек-жарақтары

Құжатты сақтау жәшіктері көбінесе қағазды үнемдеу үшін пайдаланылады. Бүгінде оларға арналған бланкілер тегін сатылымға шығарылады. Әдетте, олар А4 форматындағы қағаздар үшін беріледі. Бірақ басқа өлшемдер де бар. Кейбір өндірушілер тұтынушыларға бірнеше қорап қағаздарды сақтауға болатын арнайы қағаз қораптарын ұсынады. Олар құрастырылмаған түрде сатылады және қарапайым нұсқаулық кез келген сатып алушыға оларды құрастыруды жеңілдетеді. Мұндай жәшіктерді пайдалану қажет емес іскерлік қағаздардан құтылуға, қажет болған жағдайда қажетті құжатты жылдам табуға мүмкіндік береді. Дұрыс таңдалған қорап пішімі кеңістік мәселесін оңтайлы шешуге және құнды материалдарды ұзақ уақыт сақтауға мүмкіндік береді. Түпнұсқалар мен көшірмелерді нақты құрылымдау кейде қызметкерлердің тапсырмаларын орындау жылдамдығын арттырады.

Кеңседегі құжаттарды сақтау

Картон қораптары - қағаздарды жұмыс орнындағы элементтерден қорғау үшін ең жақсы таңдау.құжаттарды сақтау. Оларды пайдалану үшін материалдарды тақырыптар бойынша топтарға бөліп, оларды не жаппай, не бөлек файлдарға, не папкаларға, папкаларға немесе олардың басқа түрлеріне жинау қажет. Содан кейін қажетті өлшемдерге сәйкес қораптарды алыңыз. Олар қымбат емес, сондықтан сіз қажетті мөлшерде сатып ала аласыз. Қораптар кеңдігімен, беріктігімен және экологиялық тазалығымен ерекшеленеді. Қол саңылаулары оны алуды және алып жүруді жеңілдетеді, ал қақпақ (топсалы немесе алынбалы) шаңды өткізбейді. Картонның сыртында құжаттардың түріне қол қоюға болады. Әдетте, кеңсе сақтау жәшіктері басып шығарылған графикалық нұсқаулармен бірге жинақталмаған түрде сатылады, сондықтан оларды оңай жинауға және бөлшектеуге және қажет болған жағдайда оңаша жерде жасыруға болады.

Ұзақ мерзімді жинақтау үшін құжаттарды жеткізу

Бірде-бір мемлекеттік мекеме немесе байыпты іспен айналысатын жеке кәсіпорын құжаттарды мұрағатсыз жасай алмайды. Әкімшілік, салықтық, кадрлық, бухгалтерлік және басқа да құжаттаманың сақтау мерзімі № 578 реттеледі, бұл міндетті рәсім, көбінесе жеткілікті ұзақ жинақтау мерзімін (75 жылға дейін) қарастырады. Бұл ретте барлық қағаздар сұрыпталады, жәшіктерге салынып, осы мақсаттар үшін берілген үй-жайларға тапсырылады. Бұл жағдайда қораптарға арнайы талаптар қойылады: олар берік картоннан жасалған болуы керек (ең дұрысы, егер олар ГОСТ талаптарына сәйкес келсе, онда оларда да баркөрсетілген кепілдік мерзіміне ұқсас). Бұл жағдайда құжаттарды сақтауға арналған мұрағаттық жәшіктер мен картон қораптарды қолданған дұрыс. Соңғысы қағаздарға арналған бірнеше контейнерлерге арналған ыдыс болып табылады. Ұзақ мерзімді сақтауға арналған олардың жолдары бар.

Ыңғайлы болу үшін материалдарды тік және көлденең сақтауға арналған қораптарды да алуға болады. Тапсырыс беруші берген өлшемдер бойынша қағазға арналған контейнерлер жасауға дайын жеке кәсіпорындар бар екенін де ескерген жөн.

Үй мұрағаты

Әрбір ересек адам маңызды қағаздарды үйінің қабырғасында ұстауға алаңдауы керек. Өйткені, сіз жиі жеке басыңызды, біліміңізді, мүлікке иелік етуіңізді және т.б. растайтын құжаттарды ұсынуға тура келеді. Қажетсіз қаржылық шығындарды болдырмау және өз құқықтарыңызды жүзеге асыру үшін сіз тұрмыстық техникаға кепілдік талондарын, оған арналған нұсқаулықтарды сақтауыңыз керек. операция, сатып алу түбіртектері. Құжаттар төтенше жағдайда шұғыл қажет болуы мүмкін: кенеттен кету, өрт, табиғи апат, халықты эвакуациялау кезінде…

Бағалы қағаздардың түпнұсқалары мен көшірмелері бір жерде, бейтаныс көздерден жасырылған, сұрыпталған және сыртқы факторлардан қорғалған болуы керек. Бұл үшін үйде құжаттарды сақтауға арналған қорап дайындалса жақсы. Оны сатып алуға болады, дүкенде шағын бағаға картон дайындамасын сатып алу арқылы жасауға болады немесе кез келген қажетсіз қорапты бейімдеуге болады. Мұрағатталмаған болсаТүпнұсқалар, оларды азапты іздеу қамтамасыз етіледі, ал жоғалған жағдайда қалпына келтіру көп уақытты, қаржыны және ең бастысы жүйкені қажет етеді.

Үй құндылықтарын ұйымдастыру

Қағаздар мен құжаттарды сақтауға арналған қораптарды сатып алу немесе оларды өзіңіз жасау үшін барлық материалдарды бөлшектеп, оларды топтарға сұрыптауыңыз керек, мысалы:

• жеке құжаттар;
• иелігін көрсететін қағаздар;
• несие келісімдері, транзакциялар бойынша төлемдер;
• отбасы мүшелерінің денсаулық жағдайы, өткен емтихандар, дәрігерлердің пікірлері туралы қағаздар;
• тауарлар, кепілдік карталар және т.б. төлемді растайтын материалдар.

Бағалы қағаздардың әрекет ету мерзімін ескеру қажет, себебі олардың кейбіреулері талдау кезінде өзекті болмауы мүмкін.

Материалды тарату бойынша кеңестер

Түпнұсқалар мен көшірмелердің өлшемдері әртүрлі болуы мүмкін, сондықтан файл жіберу жәшіктерін де сәйкестендіруге болады. Бұл жағдайда түпнұсқаларды сұрыптауға болады:

• маңыздылығы бойынша;
• өлшемі бойынша;
• сәйкестік мерзімі бойынша;
• түрі бойынша (жұмыс, үй…);
• іс-шараларда.

Мұндай жүйелеу дұрыс қағаздарды іздеу уақытын үнемдейді және оларды балалардан, бейтаныс адамдардан және сыртқы факторлардан қорғайды.

DIY сақтау жәшіктері

Отбасы мен кеңсе материалдарының басты айырмашылығы - олардың көлемі: жұмыстаБұл әдетте A4 форматы, ал үйде қағаз мүлдем басқаша. Сондықтан сіз өзіңіздің қолыңызбен құжаттарды сақтауға арналған қораптарды жасай аласыз. Бірнеше опция бар:

1. Бланканы супермаркеттің кез келген тұрмыстық бөлімінде сатып алып, нұсқауларды орындап, құрастыруға болады.
2. Егер сізге шағын өлшемді қорап қажет болса, онда сызбаларды алып, жүктеп алып, картонға салып, желімдеу керек. Көрсетілген өлшемдер пайдаланушыға сәйкес келмесе, дайындаманың өлшемдерін бірнеше рет кішірейте отырып, сызбаны қағазға тасымалдауға болады.
3. Ең оңай нұсқа – қажет емес қорапты алып, түпнұсқалар үшін сақтауға қою.
4. Өз сызбаңызға сәйкес жасаңыз. Мәселен, мысалы, жеке құжаттарға (төлқұжаттар, туу туралы куәліктер, құқықтар, білім туралы дипломдар) қорап жасау үшін сізге 2 парақ қатты қағазды (картон) алып, әрқайсысынан қажетті өлшемдегі шаршыны кесіңіз, біреуіне қосымша 1,5 см қосыңыз (қақпақ үшін). Содан кейін әр парақты екіге және әртүрлі диагональдар бойымен бүктеңіз. Барлығы 3 жол болуы керек. Әрі қарай, бұрыштарды ортаға бүгіп, содан кейін әр жағы оның шеті парақтың ортасынан өтетін етіп бүктелуі керек. Соңғы қадам - қағаз қорабын бұрыннан бар сызықтар бойымен жинап, жақтарын желімдеу.

Сонымен қатар кез келген осындай қорапты түрлі-түсті қағаз, желім, қайшы арқылы интерьердің түсіне сәйкес безендіруге болады. Толтырылған "қоймалар" тікелей күн сәулесінен, ылғалдылықтан және балалардан алыс болуы керек.

Құжаттар адам өмірінің серігі. Сіз олардың сақталуын мұрағаттағы құжаттарды сақтауға арналған жәшіктердің көмегімен қамтамасыз ете аласыз, ал егер қаржылық жағдай бұған мүмкіндік бермесе, импровизацияланған материалдарды пайдалана отырып, оларды өзіңіз жасай аласыз. Содан кейін жұмыста және үйде тыныш атмосфера қамтамасыз етіледі.